За даними консалтингової компанії Deloitte, у 2020 році в умовах пандемії COVID-19, показник запасоємності в загальному по всіх індустріях США перевищив історичний максимум за останні 20 років. Аналогічний тренд простежується в усьому світі, у тому числі в Україні.
Спеціалісти стверджують, що в середньому, річні витрати на утримання запасів становлять від 20 до 30% від їх закупівельної вартості. Наприклад, якщо середній запас компанії складає 100 млн грн, то компанія витрачає приблизно 25 млн грн в рік на утримання запасів. Складська логістика та управління запасами є ключовою активністю, що становить найбільш важливу сферу логістичного менеджменту, як з точки зору трудомісткості, так і пов’язаних з нею витрат. Управління запасами — один з найпотужніших інструментів збільшення доходу та конкурентоспроможності компанії.

Сьогодні розберемо найпоширеніші помилки в управлінні запасами, які припускають більшість підприємств ⬇️

1️⃣ Не раціональне використання запасів і неякісний облік.
Відсутність автоматизованого складського обліку і системи відстеження товару призводить до того, що у підприємства немає можливості оперативно проконтролювати поточні залишки по складах. Зайві ТМЦ закуповуються, хоча найближчим часом вже очікується надходження чергової партії. Навіть при налагодженому автоматизованому обліку співробітники відділу матеріально-технічного постачання, роблячи замовлення, лінуються зайвий раз перевірити залишки та замовляють товар, в той час, як склад забитий. Крім цього, поширені такі прорахунки та помилки: матеріали вчасно не ставляться на прихід і їх не видно в поточних залишках, хоча по факту вони є.

Можливі причини:
? комірник «проводить» товар не оперативно
? відсутність документів у постачальника
? співробітники відділу матеріально-технічного постачання вчасно не «списують» матеріали у виробництво
? виробники не приносять вчасно документи на списання

Як усунути цю помилку:
✅ Чітко стандартизувати довідник номенклатури, права доступу внесення в нього змін надати лише одному відповідальному співробітнику. При заповненні електронної заявки, оприбуткуванні або списання ТМЦ співробітник повинен вибирати лише характеристики ТМЦ виключно з довідника, що знижує ризик замовлення не тієї продукції.
✅ Для співробітників відділу матеріально-технічного постачання і комірників розробити інструкції з ведення обліку. Визначити порядок оприбуткування і списання ТМЦ, розробити інструкції документообігу і встановити терміни виконання завдань.
✅ Важливо також ввести в договори з постачальниками штрафні санкції за затримку надання супровідних документів постачальником або прихід ТМЦ без документів.
✅ Ввести нормативи оборотності запасів. Цей норматив в кожної компанії визначається індивідуально і залежить від сфери діяльності та ринку збуту.

2️⃣ Низька якість продукції.
Причиною виникнення неліквідів є неправильне застосування комплектувальних компонентів у виробництві. Наприклад, криво нарізали арматуру, залишилося багато обрізків, які не можна ніде застосувати. Обрізки лежать на складі у вигляді неліквідів, які в кінцевому підсумку списуються.

Можливі причини:
? недбалість і низька кваліфікація персоналу
? постачальники відбираються частіше за ціною або, гірше того, по знайомству, якість продукції залишає бажати кращого
? відсутність опрацьованих технологічних карт, операційного контролю готовності матеріалів до виробництва, системи обліку та аналітики браку

Як усунути цю помилку:
✅ Розробити норми виробничих відходів, за їх перевищення встановити штрафні санкції для виробничого відділу.
✅ Створити технологічні карти ключовими видами матеріалів, що вимагають складної процедури нарізки та попередньої обробки.
✅ Впровадити систему контролю якості ТМЦ при постачанні та відвантаженні товару від постачальника. Стратегічні матеріали (великі, тривалі постачання) повинні проходити вхідний контроль якості не тільки на складі, але і до або під час відвантаження від постачальника.
✅ По кожній товарній групі визначити та закріпити у вигляді інструкції умови зберігання та вимоги до складських приміщень.
✅ На підставі вимог до зберігання кожної товарної категорії та планованого обсягу складських запасів скласти схему розміщення ТМЦ і готової продукції на складах.
✅ Щокварталу проводити аналіз неліквідних запасів.
✅ Запровадити тендерну систему вибору постачальників і систему рейтингової оцінки їх надійності.

3️⃣ Не використовуються методи та моделі управління запасами.
Ефективні методи управління запасами допоможуть підвищити конкурентоспроможність компанії, у їх використанні немає стандартних схем. Вони індивідуальні для кожної компанії та можуть змінюватися згідно з навколишнім бізнес-середовищем і стратегії розвитку. Для досягнення економічних цілей кожній компанії необхідно використовувати ефективні методи та моделі управління запасами.

Як усунути цю помилку:
✅ Відстежувати розмір капіталу, вкладеного в запаси, а також витрати, пов’язані з дефіцитами.
✅ Найняти спеціалістів, які допоможуть провести аудит та обрати ефективні методи саме для Вашої компанії

4️⃣ Показники ефективності управління запасами не сумуються в KPI співробітників.
Для досягнення встановлених показників ефективності управління запасами у співробітників, які беруть участь в процесі управління запасами, повинна бути мотивація для досягнення цих показників.

Як усунути цю помилку:
✅ Запровадити індивідуальну систему KPI з урахуванням показника ефективності управління запасами кожному співробітнику, який бере участь в цьому процесі.

Першоджерела:
? https://www.fd.ru/articles/52117-sqk-15-m9-dve-glavnye-oshibki-v-upravlenii-zapasami-predpriyatiya
? https://logists.by/library/inventory-management/5-glavnyh-oshibok-v-ypravlenii-zapasami
? https://forstor.ua/customer-reference/skladskaya-logistika/upravlenie-zapasami-na-predpriyatii/

Ще більше методів вирішення цих проблем Ви зможете дізнатися на майстер-класі:
https://kyivlogisticsschool.com/master-classes/efektivne-upravlinnya-tovarnimi-zapasami-2/